Każdy dzień zawodowego kierowcy opiera się na czterech podstawowych aktywnościach. Chodzi o prowadzenie pojazdu, czasu przeznaczonego na wykonywanie innej pracy, dyspozycji oraz przerw i odpoczynków. Wszystkie te aktywności muszą być rejestrowane, ponieważ na ich podstawie pracodawca może opracować ewidencję czasu pracy kierowcy.
Warto wiedzieć, że do czasu pracy kierowcy nie wlicza się m.in. nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu. Jednak nie każdy postój powyżej wymaganych 45 minut jest postojem nieuzasadnionym. Kierowca powinien zdawać sobie sprawę z tego, że wykazanie innej czynności wymaga zarejestrowania w tachografie odpowiedniej aktywności, która w tym przypadku nie będzie przerwą. Na terenie Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące tachografów. Ich wprowadzenie zniosło zobowiązanie firm przewozowych do wystawiania zaświadczeń na temat zajęć kierowców w okresie wolnym od pracy. Jedynym wymaganym dokumentem jest wpis do tachografu stosownej informacji, która dotyczy np. urlopu. Okresy takie jak: „inna praca”- czyli czas pozostałych czynności, które nie zaliczają się do okresów prowadzenia pojazdu. Np. oczekiwanie na załadunek, czynności spedycyjne itp., „okresy gotowości” oraz „przerwa lub odpoczynek” są opisywane w zależności od rodzaju tachografu, w jaki pojazd jest wyposażony.
W zależności od tachografu
Gdy w pojeździe zamontowany jest tachograf analogowy, wspomniane okresy należy wprowadzić na wykresówkę ręcznie, poprzez automatyczną rejestrację lub innym sposobem. Ważne jest, żeby zrobić to czytelnie i nie brudząc wykresówki. Jeżeli w pojeździe znajduje się urządzenie cyfrowe, wymienione okresy trzeba wprowadzić na kartę kierowcy za pomocą urządzenia do manualnego wprowadzania danych, w jakie wyposażony jest tachograf cyfrowy. Podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego lub Państwowej Inspekcji Pracy, kierowca musi okazać wydruki lub tzw. wykresówki za dany dzień i dni poprzednie. Warto pamiętać, że wciąż istnieje obowiązek posiadania zaświadczenia o działalności kierowcy. Poświadcza ono okresy nieprowadzenia pojazdu w przypadku przewozów wykonywanych zgodnie z umową AETR. Zaleca się wystawianie zaświadczeń o okresach wolnych lub innej pracy zawsze, gdy kierowca systematycznie prowadzi pojazd i w okresie wolnym nie rejestruje swojej pracy na wykresówkach lub karcie kierowcy. Każdy okres innej pracy oraz odpoczynku dobowego lub weekendowego powinien zostać udokumentowany przez przewoźnika oddzielnym zaświadczeniem o działalności.
Za brak prawidłowo wypełnionego zaświadczenia obowiązuje kara w wysokości 500zł za każdy dzień. Takie zaświadczenie musi być wypełnione na komputerze, zgodnie z obowiązującym wzorem. Co ważne, taki dokument musi zawierać wszystkie wymagane dane wpisane we właściwy sposób. Spośród powodów znajdujących się w punktach 14-19 art.31 Ustawy o czasie pracy kierowców, należy wybrać tylko jeden. Nie można zapominać również o tym, że zaświadczenie powinno zawierać czytelne podpisy kierowcy oraz osoby, która je wydaje. Konieczne jest wydanie go kierowcy przed wyjazdem.